หน่วยสารบรรณ

รับผิดชอบลงทะเบียนรับ-ส่ง หนังสือภายในภายนอก เสนอเรื่องให้ผู้อำนวยการพิจารณา คัดเลือกเอกสารส่งหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ร่าง / พิมพ์จดหมายโต้ตอบ ออกเลขหนังสือ และจัดเก็บเอกสาร ติดตามทวงถามเรื่องที่อยู่ระหว่างดำเนินการและใกล้จะครบกำหนด ถ่ายสำเนาเอกสารเวียนแจ้งหน่วยงานต่าง ๆ ปิดประกาศประชาสัมพันธ์ ตรวจสอบและดำเนินการพิมพ์หนังสือเวียนต่าง ๆ ใน Electronic mail ดูแลอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน จัดส่งวัสดุในและต่างประเทศ เบิกจ่ายวัสดุสำนักงานเพื่อใช้ในงานสำนักงาน ผู้อำนวยการ ประสานงานรับ-ส่ง Book mobile ระหว่างหน่วยงานต่าง ๆ ช่วยงานประชาสัมพันธ์และฝึกอบรม และปฏิบัติงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง ประกอบด้วย 3 งานย่อย คือ งานด้านรับ-ส่งหนังสือ งานด้านการประชุม และงานด้านเลขานุการผู้บริหาร มีขอบเขตตามภารกิจของแต่ละงานดังนี้

งานด้านรับ-ส่งหนังสือ

1. ลงทะเบียนรับ - ส่ง หนังสือภายใน และภายนอกมหาวิทยาลัย
2. ควบคุมการออกเลขที่หนังสือ ประกาศ คำสั่ง ของหน่วยงานภายในหอสมุดและคลังความรู้ฯ
3. จำแนกหนังสือเข้าในแต่ละงาน
4. ควบคุมจัดแฟ้มเสนอต่อผู้บังคับบัญชา และฝ่าย / งานต่าง ๆ
5. ติดตามหนังสือ หรือเอกสารต่าง ๆ ทั้งภายใน และภายนอก
6. ดูแล และรับผิดชอบบัญชีลงเวลาปฏิบัติงานของบุคลากรหอสมุดและคลังความรู้ฯ
7. ตรวจสอบจัดทำ รวบรวมสถิติการลาต่าง ๆ ของบุคลากรหอสมุดและคลังความรู้ฯ
8. รวบรวมหนังสือเวียน และระเบียบราชการเกี่ยวกับงานบริหารและธุรการ
9. ต้อนรับ ติดต่อ ประสานงาน ประชาสัมพันธ์ข้อมูลข่าวสารทั่วไป
10. ประสานงานแจ้งชื่อผู้ไปร่วมกิจกรรมวันสำคัญ ๆ ของมหาวิทยาลัย
11. ดำเนินการเกี่ยวกับการบำเพ็ญกุศลงานฌาปนกิจของบุคลากรภายในหอสมุดและคลังความรู้ฯ

งานด้านการประชุม

1. ปฏิบัติงานเกี่ยวกับงานประชุมคณะกรรมการประจำฯ การประชุมคณะกรรมการฯ, การประชุมพิเศษอื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย
2. ส่งหนังสือเชิญประชุมพร้อมแฟ้มระเบียบวาระการประชุม
3. รับผิดชอบจัดเตรียมการประชุม ระบบการประชุม E-meeting
4. ติดตาม ดูแล ความเรียบร้อยใน การประชุม เตรียมสถานที่ อาหารว่าง
5. จัดทำรายงานการประชุม มติที่ประชุมส่งให้ผู้เกี่ยวข้องด้วยความถูกต้อง รวดเร็ว
6. จองห้องประชุม กำกับดูและการจองห้องประชุมฯ ผ่านระบบจองออนไลน์

งานด้านเลขานุการผู้บริหาร

1. ให้บริการและอำนวยความสะดวกแก่ผู้มาติดต่อสำนักงานผู้อำนวยการ
2. ประสานงานอำนวยความสะดวกและจัดทำตารางการนัดหมายของผู้อำนวยการ, รองผู้อำนวยการ ให้สำเร็จด้วยความเรียบร้อย รวดเร็ว มีประสิทธิภาพ
3. จัดเตรียม จัดทำ ตรวจสอบเอกสารให้ถูกต้อง ครบถ้วนก่อนนำเสนอผู้บริหารพิจารณา
4. จัดเตรียมการเดินทางไปราชการของผู้บริหาร
• จัดทำหนังสือขออนุมัติ
• คำนวณค่าใช้จ่ายเพื่อยืมเงินทดรองจ่าย
• จัดทำหนังสือรักษาราชการแทน
• จัดเตรียมพาหนะรับ - ส่ง การจองตั๋ว และซื้อตั๋วเครื่องบิน หรือพาหนะ การจองที่พัก การเตรียมเอกสารประชุมและเขียนรายงานการเดินทางพร้อมส่งเอกสารใบเสร็จเพื่อเบิกจ่าย
5. ปฏิบัติงานอื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย

บุคลากรหน่วยสารบรรณ จำนวน 3 คน

นางสาวจีรนุช ธรณินทร์

Ms.Chiranuch Dhorranintra

เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป
รศ.บ. (ความสัมพันธ์ระหว่างประเทศ), จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย
MU-SUP รุ่นที่ 12 พ.ศ. 2557
  chiranuch.dho@mahidol.ac.th
  0-2800-2680-9 ต่อ 4235

หน้าที่ความรับผิดชอบ

1. รับผิดชอบ กำกับ ดูแล การปฏิบัติงานของบุคลากรงานบริหารและธุรการ
2. รับผิดชอบ วิเคราะห์ กลั่นกรองเอกสาร เพื่อส่งต่อให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง [SIPOC]
3. ปฏิบัติหน้าที่เลขานุการผู้บริหาร [SIPOC]
4. ปฏิบัติหน้าที่เป็นคณะกรรมการและเลขานุการของการประชุมคณะกรรมการประจำส่วนงาน [SIPOC]
5. งานอื่นๆ ที่ได้รับมอบหมาย

ข้อตกลงการปฏิบัติงาน [ Intranet only ]

---

นางปาลิตา  จันทร์เฮง

Mrs.Palita   Chanheng

ผู้ปฏิบัติงานบริหาร
ศศ.บ. (การจัดการทั่วไป), วิทยาลัยครูบ้านสมเด็จเจ้าพระยา
MU-SUP รุ่นที่ 16 พ.ศ. 2559
  palita.cha@mahidol.ac.th
  0-2800-2680-9 ต่อ 4211

นางปรียะ  ศิวกุลกำธร

Mrs.Preeya  Siwakulkamthon

ผู้ปฏิบัติงานบริหาร
บธ.บ. (การบริหารทรัพยากรมนุษย์), สถาบันราชภัฎสวนดุสิต
  preeya.siw@mahidol.ac.th
  0-2800-2680-9  ต่อ  4211

หน้าที่ความรับผิดชอบ

1. รับผิดชอบงานส่งเอกสารทางระบบ MUSIS ภายใน-ภายนอก [SIPOC]
2. รับผิดชอบงานออกเลขที่หนังสือภายใน-ภายนอก
3. รับผิดชอบบันทึกวันมาปฏิบัติงานสาย
4. รับผิดชอบการพิมพ์หนังสือโต้-ตอบ หน่วยงานภายใน-ภายนอก
5. รับผิดชอบการเขียนจดหมายขอบคุณวารสารบริจาค
6. งานอื่นๆ ที่ได้รับมอบหมาย

ข้อตกลงการปฏิบัติงาน [ Intranet only ]