หน่วยสารบรรณ

ภารกิจ

รับผิดชอบลงทะเบียนรับ-ส่ง หนังสือภายในภายนอก เสนอเรื่องให้ผู้อำนวยการพิจารณา คัดเลือกเอกสารส่งหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
ร่าง/พิมพ์จดหมายโต้ตอบ ออกเลขหนังสือ และจัดเก็บเอกสาร ติดตามทวงถามเรื่องที่อยู่ระหว่างดำเนินการและใกล้จะครบกำหนด
ถ่ายสำเนาเอกสารเวียนแจ้งหน่วยงานต่างๆ ปิดประกาศประชาสัมพันธ์ ตรวจสอบและดำเนินการพิมพ์หนังสือเวียนต่างๆ
ใน Electronic mail ดูแลอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน จัดส่งวัสดุในและต่างประเทศ เบิกจ่ายวัสดุสำนักงานเพื่อใช้ในงานสำนักงาน
ผู้อำนวยการ ประสานงานรับ-ส่ง Book mobile ระหว่างหน่วยงานต่างๆ ช่วยงานประชาสัมพันธ์และฝึกอบรม และปฏิบัติงานอื่นๆ
ที่เกี่ยวข้อง ประกอบด้วย 3 งานย่อย คือ งานด้านรับ-ส่งหนังสือ งานด้านการประชุม และงานด้านเลขานุการผู้บริหาร มีขอบเขต
ตามภารกิจของแต่ละงานดังนี้

        1. งานด้านรับ-ส่งหนังสือ

1.1 ลงทะเบียนรับ - ส่ง หนังสือภายใน และภายนอกมหาวิทยาลัย
1.2 ควบคุมการออกเลขที่หนังสือ ประกาศ คำสั่ง ของหน่วยงานภายในหอสมุดฯ
1.3 จำแนกหนังสือเข้าในแต่ละงาน
1.4 ควบคุมจัดแฟ้มเสนอต่อผู้บังคับบัญชา และฝ่าย/งานต่างๆ
1.5 ติดตามหนังสือ หรือเอกสารต่างๆ ทั้งภายใน และภายนอก
1.6 ดูแล และรับผิดชอบบัญชีลงเวลาปฏิบัติงานของบุคลากรหอสมุดฯ
1.7 ตรวจสอบจัดทำ รวบรวมสถิติการลาต่างๆ ของบุคลากรหอสมุดฯ
1.8 รวบรวมหนังสือเวียน และระเบียบราชการเกี่ยวกับงานบริหารและธุรการ
1.9 ต้อนรับ ติดต่อ ประสานงาน ประชาสัมพันธ์ข้อมูลข่าวสารทั่วไป
1.10 ประสานงานแจ้งชื่อผู้ไปร่วมกิจกรรมวันสำคัญ ๆ ของมหาวิทยาลัย
1.11 ดำเนินการเกี่ยวกับการบำเพ็ญกุศลงานฌาปนกิจของบุคลากรภายในหอสมุดฯ

       2.  งานด้านการประชุม

2.1 ปฏิบัติงานเกี่ยวกับงานประชุมคณะกรรมการประจำฯ การประชุมคณะกรรมการฯ , การประชุมพิเศษอื่น ๆ
ตามที่ได้รับมอบหมาย
2.2 ส่งหนังสือเชิญประชุมพร้อมแฟ้มระเบียบวาระการประชุม
2.3 รับผิดชอบจัดเตรียมการประชุม ระบบการประชุม E-meeting
2.4 ติดตาม ดูแล ความเรียบร้อยใน การประชุม เตรียมสถานที่ อาหารว่าง
2.5 จัดทำรายงานการประชุม มติที่ประชุมส่งให้ผู้เกี่ยวข้องด้วยความถูกต้อง รวดเร็ว
2.6 จองห้องประชุม กำกับดูและการจองห้องประชุมฯ ผ่านระบบจองออนไลน์

       3.  งานด้านเลขานุการผู้บริหาร

3.1 ให้บริการและอำนวยความสะดวกแก่ผู้มาติดต่อสำนักงานผู้อำนวยการ
3.2 ประสานงานอำนวยความสะดวกและจัดทำตารางการนัดหมายของผู้อำนวยการ , รองผู้อำนวยการ ให้สำเร็จ
ด้วยความเรียบร้อย รวดเร็ว มีประสิทธิภาพ
3.3 จัดเตรียม จัดทำ ตรวจสอบเอกสารให้ถูกต้อง ครบถ้วนก่อนนำเสนอผู้บริหารพิจารณา
3.4 จัดเตรียมการเดินทางไปราชการของผู้บริหาร
-  จัดทำหนังสือขออนุมัติ
-  คำนวณค่าใช้จ่ายเพื่อยืมเงินทดรองจ่าย
-  จัดทำหนังสือรักษาราชการแทน
-  จัดเตรียมพาหนะรับ - ส่ง การจองตั๋ว และซื้อตั๋วเครื่องบิน หรือพาหนะ การจองที่พัก การเตรียมเอกสารประชุม
และเขียนรายงานการเดินทางพร้อมส่งเอกสารใบเสร็จเพื่อเบิกจ่าย
3.5 ปฏิบัติงานอื่นๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย

ผลการดำเนินงาน

 

สถิติการดำเนินงาน

 

โครงการที่รับผิดชอบ

บุคลากร

บุคลากรหน่วยสารบรรณ จำนวน 3 คน

itav-depart-staff pic

นางปาลิตา จันทร์เฮง

Mrs.Palita Chanheng
ผู้ปฏิบัติงานบริหาร
ศศ.บ. (การจัดการทั่วไป), วิทยาลัยครูบ้านสมเด็จเจ้าพระยา
MU-SUP รุ่นที่ 16 พ.ศ. 2559
 palita.cha@mahidol.ac.th
 i+24+4211

หน้าที่ความรับผิดชอบ

  1. รับผิดชอบงานรับเอกสารในระบบ MUSIS [SIPOC]
  2. รับผิดชอบการจัดทำประกาศ เปิด-ปิด หอสมุดและคลังความรู้ฯ
  3. รับผิดชอบประสานงานการจองห้องประชุมและการจัดเลี้ยง
  4. รับผิดชอบการจัดการเดินรถยนต์ส่วนกลางประจำวัน
  5. งานอื่นๆ ที่ได้รับมอบหมาย

ข้อตกลงการปฏิบัติงาน [ Intranet only ]

นางปรียะ ศิวกุลกำธร

Mrs.Preeya Siwakulkamthon
ผู้ปฏิบัติงานบริหาร
บธ.บ. (การบริหารทรัพยากรมนุษย์), สถาบันราชภัฎสวนดุสิต
 preeya.siw@mahidol.ac.th
 i+24+4211

หน้าที่ความรับผิดชอบ

  1. รับผิดชอบงานส่งเอกสารทางระบบ MUSIS ภายใน-ภายนอก [SIPOC]
  2. รับผิดชอบงานออกเลขที่หนังสือภายใน-ภายนอก
  3. รับผิดชอบบันทึกวันมาปฏิบัติงานสาย
  4. รับผิดชอบการพิมพ์หนังสือโต้-ตอบ หน่วยงานภายใน-ภายนอก
  5. รับผิดชอบการเขียนจดหมายขอบคุณวารสารบริจาค
  6. งานอื่นๆ ที่ได้รับมอบหมาย

ข้อตกลงการปฏิบัติงาน [ Intranet only ]