งานบริหารและธุรการ


หน่วยสารบรรณ

ภารกิจ

รับผิดชอบลงทะเบียนรับ-ส่ง หนังสือภายในภายนอก เสนอเรื่องให้ผู้อำนวยการพิจารณา คัดเลือกเอกสารส่งหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ร่าง/พิมพ์จดหมายโต้ตอบ ออกเลขหนังสือ และจัดเก็บเอกสาร ติดตามทวงถามเรื่องที่อยู่ระหว่างดำเนินการและใกล้จะครบกำหนด ถ่ายสำเนาเอกสารเวียนแจ้งหน่วยงานต่างๆ ปิดประกาศประชาสัมพันธ์ ตรวจสอบและดำเนินการพิมพ์หนังสือเวียนต่างๆ ใน Electronic mail ดูแลอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน จัดส่งวัสดุในและต่างประเทศ เบิกจ่ายวัสดุสำนักงานเพื่อใช้ในงานสำนักงานผู้อำนวยการ ประสานงานรับ-ส่ง Book mobile ระหว่างหน่วยงานต่างๆ ช่วยงานประชาสัมพันธ์และฝึกอบรม และปฏิบัติงานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง ประกอบด้วย 3 งานย่อย คือ งานด้านรับ-ส่งหนังสือ งานด้านการประชุม และงานด้านเลขานุการผู้บริหาร มีขอบเขตตามภารกิจของแต่ละงานดังนี้

  1. งานด้านรับ-ส่งหนังสือ
    • 1.1 ลงทะเบียนรับ - ส่ง หนังสือภายใน และภายนอกมหาวิทยาลัย
    • 1.2 ควบคุมการออกเลขที่หนังสือ ประกาศ คำสั่ง ของหน่วยงานภายในหอสมุดฯ
    • 1.3 จำแนกหนังสือเข้าในแต่ละงาน
    • 1.4 ควบคุมจัดแฟ้มเสนอต่อผู้บังคับบัญชา และฝ่าย/งานต่างๆ
    • 1.5 ติดตามหนังสือ หรือเอกสารต่างๆ ทั้งภายใน และภายนอก
    • 1.6 ดูแล และรับผิดชอบบัญชีลงเวลาปฏิบัติงานของบุคลากรหอสมุดฯ
    • 1.7 ตรวจสอบจัดทำ รวบรวมสถิติการลาต่างๆ ของบุคลากรหอสมุดฯ
    • 1.8 รวบรวมหนังสือเวียน และระเบียบราชการเกี่ยวกับงานบริหารและธุรการ
    • 1.9 ต้อนรับ ติดต่อ ประสานงาน ประชาสัมพันธ์ข้อมูลข่าวสารทั่วไป
    • 1.10 ประสานงานแจ้งชื่อผู้ไปร่วมกิจกรรมวันสำคัญ ๆ ของมหาวิทยาลัย
    • 1.11 ดำเนินการเกี่ยวกับการบำเพ็ญกุศลงานฌาปนกิจของบุคลากรภายในหอสมุดฯ
  2. งานด้านการประชุม
    • 2.1 ปฏิบัติงานเกี่ยวกับงานประชุมคณะกรรมการประจำฯ การประชุมคณะกรรมการฯ , การประชุมพิเศษอื่น ๆ ตามที่ผได้รับบมอบหมาย
    • 2.2 ส่งหนังสือเชิญประชุมพร้อมแฟ้มระเบียบวาระการประชุม
    • 2.3 รับผิดชอบจัดเตรียมการประชุม ระบบการประชุม E-meeting
    • 2.4 ติดตาม ดูแล ความเรียบร้อยใน การประชุม เตรียมสถานที่ อาหารว่าง
    • 2.5 จัดทำรายงานการประชุม มติที่ประชุมส่งให้ผู้เกี่ยวข้องด้วยความถูกต้อง รวดเร็ว
    • 2.6 จองห้องประชุม กำกับดูและการจองห้องประชุมฯ ผ่านระบบจองออนไลน์
  3. งานด้านเลขานุการผู้บริหาร
    • 3.1 ให้บริการและอำนวยความสะดวกแก่ผู้มาติดต่อสำนักงานผู้อำนวยการ
    • 3.2 ประสานงานอำนวยความสะดวกและจัดทำตารางการนัดหมายของผู้อำนวยการ , รองผู้อำนวยการ ให้สำเร็จด้วยความเรียบร้อย รวดเร็ว มีประสิทธิภาพ
    • 3.3 จัดเตรียม จัดทำ ตรวจสอบเอกสารให้ถูกต้อง ครบถ้วนก่อนนำเสนอผู้บริหารพิจารณา
    • 3.4 จัดเตรียมการเดินทางไปราชการของผู้บริหาร
      • จัดทำหนังสือขออนุมัติ
      • คำนวณค่าใช้จ่ายเพื่อยืมเงินทดรองจ่าย
      • จัดทำหนังสือรักษาราชการแทน
      • จัดเตรียมพาหนะรับ - ส่ง การจองตั๋ว และซื้อตั๋วเครื่องบิน หรือพาหนะ การจองที่พัก การเตรียมเอกสารประชุมและเขียนรายงานการเดินทางพร้อมส่งเอกสารใบเสร็จเพื่อเบิกจ่าย
    • 3.5 ปฏิบัติงานอื่นๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย

บุคลากร

บุคลากรหน่วยสารบรรณ จำนวน 3 คน

itav-depart-staff pic
room1

นางปาลิตา จันทร์เฮง
Mrs.Palita Chanheng
ผู้ปฏิบัติงานบริหาร
ศศ.บ. (การจัดการทั่วไป), วิทยาลัยครูบ้านสมเด็จเจ้าพระยา
MU-SUP รุ่นที่ 16 พ.ศ. 2559
 palita.cha@mahidol.ac.th
 i+24+4211

หน้าที่ความรับผิดชอบ
  1. รับผิดชอบงานรับเอกสารในระบบ MUSIS [SIPOC]
  2. รับผิดชอบการจัดทำประกาศ เปิด-ปิด หอสมุดและคลังความรู้ฯ
  3. รับผิดชอบประสานงานการจองห้องประชุมและการจัดเลี้ยง
  4. รับผิดชอบการจัดการเดินรถยนต์ส่วนกลางประจำวัน
  5. งานอื่นๆ ที่ได้รับมอบหมาย

ข้อตกลงการปฏิบัติงาน [ Intranet only ]

room1

นางปรียะ ศิวกุลกำธร
Mrs.Preeya Siwakulkamthon
ผู้ปฏิบัติงานบริหาร
บธ.บ. (การบริหารทรัพยากรมนุษย์), สถาบันราชภัฎสวนดุสิต
 preeya.siw@mahidol.ac.th
 i+24+4211

หน้าที่ความรับผิดชอบ
  1. รับผิดชอบงานส่งเอกสารทางระบบ MUSIS ภายใน-ภายนอก [SIPOC]
  2. รับผิดชอบงานออกเลขที่หนังสือภายใน-ภายนอก
  3. รับผิดชอบบันทึกวันมาปฏิบัติงานสาย
  4. รับผิดชอบการพิมพ์หนังสือโต้-ตอบ หน่วยงานภายใน-ภายนอก
  5. รับผิดชอบการเขียนจดหมายขอบคุณวารสารบริจาค
  6. งานอื่นๆ ที่ได้รับมอบหมาย

ข้อตกลงการปฏิบัติงาน [ Intranet only ]